6 Tipps, die die Rücklaufquote Ihrer Umfragen erhöhen

Von Morten B. Lund, Rambøll Management Consulting.

Wenn Sie demnächst eine Umfrage durchführen möchten, haben Sie sich sicher schon folgende Frage gestellt: Wie erreiche ich die größtmögliche Rücklaufquote? Eine hohe Rücklaufquote zu Ihrer Umfrage ist entscheidend dafür, dass Sie aus den daraus gewonnenen Daten brauchbares und glaubwürdiges Wissen generieren können. Aber keine Panik, Sie müssen kein Methodenexperte sein, um dies zu schaffen. Hier erhalten Sie 6 Tipps, wie Sie bei Ihrer nächsten Umfrage so viele Antworten wie möglich erhalten.

  1. Stellen Sie die richtigen Fragen
    Gehen Sie ins Detail und fragen Sie nur nach dem, worauf Sie eine Antwort haben möchten. Bevor Sie Ihre Umfrage gestalten, ist es wichtig, dass Sie das Ziel der Umfrage so präzise wie möglich definieren. Sobald das Ziel definiert ist, ist es viel einfacher zu erkennen, ob die einzelnen Fragen der Umfrage auch zielgerichtet sind.

    Wenn die Umfrage mehrere Ziele hat, macht es häufig mehr Sinn, die Umfrage in zwei oder mehr Umfragen aufzuteilen – die Sie dann in Abständen versenden. Kurze und präzise Umfragen erreichen in der Regel eine höhere Rücklaufquote als lange und breite Umfragen. Versetzen Sie sich einmal selbst in die Situation eines Befragten: Würden Sie es nicht auch überschaubarer finden, auf wenige, deutlich zielgerichtete Fragen zu antworten, die für Sie relevant sind, als an einer breiten Umfrage teilzunehmen, die alles auf einmal abfragt?
  2. Stellen Sie die Fragen zur richtigen Zeit
    Es gibt zwar nicht den perfekten Zeitpunkt, aber versetzen Sie sich wieder in die Situation des Befragten. Versuchen Sie herauszufinden, wann der Befragte eine aktuelle Meinung zu dem Thema haben könnte, das die Umfrage behandeln soll. Wenn Sie feststellen, dass dieser Zeitpunkt in 14 Tagen ist, könnte es hilfreich sein, bis dahin abzuwarten. Sie erhalten mehr und ergiebigere Antworten, wenn das Thema für den Befragten aktuell und relevant ist.
     
  3. Stellen Sie die Fragen so, dass sie verständlich sind
    Wenn Ihre Fragen lang und schwer verständlich sind, ist die Gefahr, dass der Befragte diese missversteht, Fragen überspringt oder die gesamte Umfrage verwirft, sehr viel größer. Verwenden Sie Wörter, die alle aus der Empfängergruppe verstehen. Vermeiden Sie, wenn möglich, Fachbegriffe.

    Eine gute Idee könnte auch sein, einen Bekannten oder Kollegen, der in die Zielgruppe passt, die Umfrage testen zu lassen. Dabei können Sie die Reaktion desjenigen auf die einzelnen Fragen beobachten. Es ist ganz normal, dass man seine eigene Fachsprache verwendet, ohne dass man es selbst bemerkt. Das Feedback aus der Zielgruppe kann hilfreich sein, um unnötige Fachbegriffe zu entfernen und Fragen ausfindig zu machen, die keinen Sinn ergeben oder nicht sinnvoll formuliert sind.
  4. Stellen Sie die Fragen über die richtigen Kanäle
    Wenn Sie die Zielgruppe für Ihre Umfrage kennen, können Sie auch herausfinden, welche Medien die Gruppe nutzt. Fragebogenumfragen können heutzutage an vielen Orten und auf viele verschiedene Arten vorgenommen werden. Z. B. per E-Mail, SMS, digitaler Post, QR-Codes und über soziale Medien. Sie können durchaus mehrere Medien gleichzeitig nutzen. Wenn Sie die Zielgruppe auf der Plattform erreichen, auf der sich die Nutzer befinden, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit dafür, dass Ihre Botschaft gesehen und die Lust, an der Umfrage teilzunehmen, erhöht wird.

    Wenn die Fragen z. B. während einer Zugfahrt zur oder von der Arbeit  beantwortet werden können, macht es Sinn, den Empfängern früh morgens oder zum Feierabend eine E-Mail zu senden. Andere Male wissen Sie vielleicht, dass Sie Ihre Umfrage an eine Arbeits-E-Mail-Adresse senden, dann könnte eine E-Mail kurz vor der Frühstückspause vielleicht die Rücklaufquote erhöhen. Eines haben allerdings alle Methoden gemeinsam, je mehr Möglichkeiten Sie den Befragten für die Beantwortung bieten, umso williger sind diese, an der Umfrage teilzunehmen. Ziehen Sie z. B. auch in Betracht, ob die klassische E-Mail-Einladung durch eine Erinnerung per SMS gefolgt werden soll – Sie werden von dem Ergebnis erstaunt sein.
  5. Stellen Sie die Fragen mit Hilfe logischer Skalen
    Antworten auf Skalafragen müssen mit Bedacht verwendet werden. Sie kennen sicher die klassische Skala von „Stimme völlig zu“ bis „Stimme überhaupt nicht zu“. Dafür gibt es einen guten Grund. Sie zeichnet sich nämlich dadurch aus, dass sie leicht wiedererkennbar und für den Befragten leicht zu deuten ist. Genau wie bei der Wahl von Fragen, ist es wichtig, Missverständnisse und Verwirrung bei den Befragten zu vermeiden. Gehen Sie deshalb sehr sorgfältig vor, wenn Sie Skalafragen für Ihre Umfrage verwenden möchten. Sollten Sie Zweifel haben, dann erfinden Sie das Rad nicht neu, verwenden Sie dann lieber bekannte und erprobte Skalen.
    1. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie in den meisten Fällen eine Skala mit einer ungleichen Anzahl an Antwortmöglichkeiten verwenden. Eine Skala mit einer gleichen Anzahl Antwortmöglichkeiten macht es praktisch unmöglich, sich für „die Mitte“ zu entscheiden. Wenn dies allerdings die Position ist, für die sich der Befragte entscheiden würde, laufen Sie Gefahr, die Antwort „weiß nicht“ oder, was noch schlimmer wäre, eine unvollständige Umfrage zu erhalten, weil der Befragte durch die Skala irritiert ist und abbricht.
    2. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie bekannte und für die meisten leicht zu deutende Skalen und Bezeichnungen verwenden. Wenn der Befragte sich zu einer neuen Form von Skala oder einer stark nuancierten Skala verhalten soll, kann es für ihn sehr schwer und zeitraubend werden. Vielleicht so zeitraubend, dass der Befragte sogar abbricht. Je weniger Zeit der Befragte aufwenden muss, um Ihre Skalen zu verstehen, umso mehr Zeit wird er haben, die Fragen gründlich zu beantworten.
  6. Sorgen Sie dafür, dass der Empfänger ein gutes Erlebnis hat
    Wenn der Empfänger bei einer früheren Umfrage von Ihnen ein gutes Erlebnis hatte, ist die Chance groß, diesen Teilnehmer beim nächsten Mal wieder für eine Teilnahme zu begeistern. Dadurch wird die Rücklaufquote der ersten Umfrage zwar nicht erhöht, aber es hilft vielleicht bei späteren Umfragen.

    Ein gutes Erlebnis kann durch mehrere Dinge erreicht werden. Wenn die 5 vorangegangenen Punkte bearbeitet sind, sind Sie schon ein ganzes Stück weitergekommen. Darüber macht es immer einen guten Eindruck, die Teilnahme des Befragten zu bestätigen und z. B. anzubieten, bei Interesse entsprechende Ergebnisse der Umfrage zu liefern. Oder den Befragten als Abschluss zur Befragung einfach auf eine relevante Seite umzuleiten.

 

Rambøll hat mehr als 30 Jahre Erfahrung mit allen Arten von Umfragen und der Datenauswertung für große und kleine dänische und internationale Unternehmen und öffentliche Ministerien und Verwaltungen.

Sollten Sie mehr wissen wollen oder entsprechende Inspiration benötigen – wir stehen gerne zur Verfügung. 

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