Warum es sich lohnt, ein Kommunikationskonzept zu entwickeln

Frühzeitig, bedarfsgerecht und kontinuierlich informieren

Frühzeitige Informationen über den Ablauf der Befragung und den anschließenden Folgeprozess machen das Projekt vorhersehbar. Zudem können detaillierte Informationen zum Datenschutz und zur Anonymität der Befragung dazu beitragen, dass das Vertrauen in die Befragung steigt. Auch die Benennung von Ansprechpartner*innen und das Einbinden von Leitungspersonen sowie relevanter Stakeholder (z.B. Personalrat, Datenschutzbeauftragte, etc.) ist zu empfehlen. All diese Aspekte wirken sich positiv auf die allgemeine Akzeptanz und Teilnahmebereitschaft der Beschäftigten aus. Um die Akzeptanz der Befragung über die Teilnahme an der Befragung hinaus aufrechtzuerhalten, sollten Informationen über die Ergebnisse und den Folgeprozess kontinuierlich und adressatengerecht aufbereitet und kommuniziert werden.

In die Planung eines umfassenden Kommunikationsprozesses sollten verschiedene Überlegungen einfließen. Zunächst gilt es, Aspekte der allgemeinen Kommunikationsstrategie des Unternehmens zu beachten: Gibt es z.B. Leitlinien? Welche Formate werden üblicherweise genutzt? Es folgen Überlegungen zur adressatengerechten Ansprache: Wie sollten die Beschäftigten angesprochen werden? Gibt es unterschiedliche Bedarfe? Und schließlich beeinflusst auch die jeweilige Phase des Befragungsprojektes die Art der Kommunikation.

Dabei lassen sich verschiedene Kommunikationsformate und -wege nutzen, um die Beschäftigten in den verschiedenen Projektphasen mit allen relevanten Informationen zu versorgen. Denn es empfiehlt sich, nicht nur die Befragungsphase selbst durch eine stetige und umfassende Kommunikation zu begleiten. Auch die Kommunikation der Ergebnisse und der geplanten Folgeprozesse wirkt sich maßgeblich auf das Gesamterleben der Befragung aus. Dabei können Fragen nach dem „warum“, „was“ und „wie“ beantwortet werden.

Kommunikationsformate für…

… den Projektauftakt

Plakate oder Flyer können dazu dienen, die Befragung in den Räumen des Unternehmens sowie im Intranet sichtbar zu machen. So kann die Befragung bereits frühzeitig und für alle Beschäftigten sichtbar angekündigt werden.

Für eine umfassende Information der Beschäftigten eignen sich beispielsweise Veröffentlichungen im Intranet, wie etwa eine FAQ-Liste, oder Informationsveranstaltungen, z.B. im Rahmen einer Personalversammlung. Eine solche Veranstaltung bietet zudem eine Plattform für den Austausch mit den Beschäftigten und die Beantwortung von Fragen. Auf diese Weise können die Punkte Sinnhaftigkeit und Bedeutsamkeit der Befragung, Teilhabe und Transparenz gleichermaßen Berücksichtigung finden.

… die Befragungsphase

Im weiteren Projektverlauf eignen sich zu Befragungsstart individuelle Einladungs-E-Mails, um allen Beschäftigten ausführliche Informationen zur Datenerhebung zugänglich zu machen. Nachfolgende Erinnerungs-E-Mails sorgen dafür, dass die Befragung über den Befragungsstart hinaus präsent bleibt.  

… die Ergebniskommunikation

Für die Ergebniskommunikation eignen sich insbesondere Ergebnispräsentationen im Rahmen von Personalversammlungen. Dieser Rahmen verdeutlicht die Bedeutsamkeit der Befragung und ihrer Ergebnisse für die Organisation und eröffnet Raum für Rückfragen. Zusätzlich können ausgewählte Ergebnisse oder Ergebnisberichte im Intranet oder teamintern veröffentlicht werden. Zudem sind auch Online-Formate möglich. Diese haben in der aktuellen Zeit, in der Veranstaltungen mit vielen Personen nicht ohne weiteres möglich sind, an Bedeutung zugenommen.

… den Folgeprozess

Die Kommunikation endet nicht mit der Vorstellung der Ergebnisse. Ein kontinuierliches Informieren der Beschäftigten darüber hinaus, etwa über den Umgang mit den identifizierten Handlungsfeldern und die abgeleiteten Maßnahmen, fördert die Erlebte Sinnhaftigkeit und Bedeutung der Befragung bei den Beschäftigten. Hierzu eignen sich regelmäßige Veröffentlichungen im Intranet.

Das jeweilige Kommunikationskonzept ist an den Bedarfen der Organisation und den individuellen Rahmenbedingungen, unter denen die Befragung stattfindet, auszurichten. Das Ziel der Kommunikationsstrategie sollte in jedem Fall sein, allen Mitgliedern der Organisation die Bedeutung der Befragung bewusst zu machen und Vertrauen und Akzeptanz für das Befragungsinstrument zu schaffen. Dies schafft die Voraussetzung für offene und ehrliche Rückmeldungen und aussagekräftige Ergebnisse.